Es gibt in jeder Steuerberatungskanzlei einen Prozess, der länger dauert als er sollte.
Vielleicht ist es das Onboarding neuer Mandanten: Dokumente werden per E-Mail angefordert, manche kommen, manche nicht, die Erinnerungen gehen manuell raus, und irgendwo in einem Postfach liegt eine Vollmacht, die noch nicht unterschrieben ist. Vielleicht ist es die Belegerfassung – der Mandant schickt ein PDF, ein anderer fotografiert Quittungen mit dem Handy, ein dritter bringt immer noch einen Schuhkarton vorbei. Oder es ist die interne Aufgabenverteilung: Wer bearbeitet gerade welchen Fall? Wo steht die Jahressteuererklärung von Mandant X? Wer hat zuletzt mit ihm gesprochen?
Diese Prozesse laufen. Irgendwie. Aber sie kosten – jeden Tag ein bisschen. An Konzentration, an Nerven, an Zeit, die eigentlich für die fachliche Arbeit da sein sollte.
Und genau deshalb beschäftigen sich immer mehr Kanzleien mit der Frage: Welche Software ist die richtige – und lohnt es sich überhaupt, hier zu investieren?
Dieser Artikel gibt eine ehrliche Antwort.
Die besondere Ausgangslage in der Steuerberatung
Steuerberater*innen arbeiten in einem sehr spezifischen Spannungsfeld: Auf der einen Seite gibt es eine Handvoll marktbeherrschender Softwareanbieter – allen voran DATEV – die tief in die Prozesse der Branche eingebettet sind. Das Finanzamt, die Mandanten, die Banken, die Wirtschaftsprüfer – alle kommunizieren in Formaten und Schnittstellen, die diese Systeme definiert haben.
Auf der anderen Seite gibt es eine wachsende Zahl von Aufgaben rund um die Kernarbeit – Mandantenkommunikation, Dokumentenmanagement, Aufgabenverfolgung, Workflows, Reporting –, die die großen Systeme entweder gar nicht abdecken oder nur auf eine Weise, die zum Arbeitsalltag vieler Kanzleien nicht passt.
Das Ergebnis: Viele Kanzleien arbeiten mit einem Hybrid. DATEV für die fachliche Arbeit, ein CRM für die Mandantenpflege, E-Mail für die Kommunikation, Excel für die Übersicht, ein Dokumentenmanagementsystem irgendwo dazwischen – und zwischen all dem: manueller Aufwand, der die eigentlichen Systeme verbindet.
Die wichtigsten Softwarekategorien im Überblick
DATEV – Das Fundament, das bleibt
Wer in der Steuerberatung arbeitet, kommt an DATEV nicht vorbei. Das ist keine Einschränkung – es ist schlicht die Realität des deutschen Markts. DATEV ist tief in die steuerrechtlichen und buchhalterischen Prozesse eingebettet, bietet eine zuverlässige Grundlage für Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Steuerdeklaration, und ist für viele Kanzleien das Herzstück des Betriebs.
Die relevante Frage ist also nicht: „Sollen wir DATEV ersetzen?" – das ist in den meisten Fällen weder realistisch noch sinnvoll. Die relevante Frage ist: Was passiert um DATEV herum?
Denn DATEV deckt die Kernprozesse ab. Die operativen Prozesse einer wachsenden Kanzlei – Mandantenkommunikation, Onboarding, Fristenmanagement, interne Aufgabenverteilung – liegen außerhalb davon. Und genau hier entstehen die meisten Reibungsverluste.
Kanzleisoftware jenseits von DATEV
Neben DATEV gibt es eine Reihe von Anbietern, die versuchen, das breitere Kanzleimanagement abzudecken: ADDISON, Agenda, Wolters Kluwer (Smartwork), Datev Arbeitnehmer online und neuere cloudbasierte Lösungen wie Taxdoo, Candis oder Accountable.
Diese Lösungen haben ihren Platz – vor allem für Kanzleien, die spezifische Lücken schließen wollen: digitale Belegerfassung, automatisierte Mandantenkommunikation, cloudbasierte Zusammenarbeit.
Aber auch hier gilt: Jede Kanzlei hat eigene Abläufe, eigene Mandantenstrukturen, eigene Kommunikationswege. Was für eine Kanzlei mit hundert gleichartigen Gewerbemandanten gut funktioniert, passt nicht zwingend für eine, die hauptsächlich vermögende Privatpersonen oder internationale Unternehmen betreut.
Dokumentenmanagement – Unterschätzter Engpass
Eines der hartnäckigsten Probleme in Kanzleien ist die Dokumentenablage. Wo liegt welches Dokument? In welcher Version? Wer hat es zuletzt bearbeitet? Wurde die Vollmacht schon eingescannt?
Systeme wie ELO, DocuWare oder DMS-Module innerhalb von DATEV können hier Struktur bringen. Sie funktionieren gut, wenn sie konsequent eingesetzt werden – und wenn die Kanzleiabläufe klar genug definiert sind, um sie sinnvoll abzubilden.
Das ist öfter die eigentliche Herausforderung: Nicht die Software, sondern die Frage, ob die Prozesse dahinter klar genug sind, um digitalisiert zu werden. Software kann einen guten Prozess unterstützen. Einen unklaren Prozess macht sie nur schneller chaotisch.
Mandantenkommunikation – Das unterschätzte Thema
Wie kommuniziert Ihre Kanzlei mit Mandanten? Per E-Mail, per Telefon, über ein Mandantenportal?
Hier tut sich seit einigen Jahren einiges. Portallösungen wie DATEV Meine Steuern, Digitale Kanzlei oder drittanbieterbasierte Lösungen ermöglichen es, Dokumente sicher auszutauschen, Informationen einzuholen und den Mandanten transparenter in den Prozess einzubinden.
Viele Kanzleien, die solche Lösungen eingeführt haben, berichten von einer spürbaren Entlastung: weniger Telefonanrufe, weniger E-Mail-Pingpong, strukturiertere Beleglieferung. Gleichzeitig ist die Akzeptanz auf Mandantenseite sehr unterschiedlich – besonders bei älteren oder weniger digitalaffinen Mandanten.
Es gibt keine Lösung, die für alle Mandanten funktioniert. Und das macht die Frage nach dem richtigen System so schwer.
Wo die meisten Kanzleien wirklich Zeit verlieren
Wenn man Kanzleimitarbeiter*innen fragt, wo der meiste Reibungsverlust entsteht, kommen immer wieder dieselben Themen:
Fristen und Aufgabenmanagement. Wer hat welchen Auftrag, bis wann, in welchem Status? Ohne ein funktionierendes System wandert das in Köpfe, Kalender und E-Mails – und irgendwann geht etwas durch.
Mandanten-Onboarding. Der erste Kontakt mit einem neuen Mandanten ist oft mühsam: Stammdaten erfassen, Vollmachten einholen, Unterlagen anfordern, Zugänge einrichten. Ein Prozess, der zehn Mal am Monat stattfindet und jedes Mal gleich aussieht – und trotzdem selten durchautomatisiert ist.
Interne Übergaben. Wenn ein Fall von einer Sachbearbeitung zur nächsten geht, gehen Informationen verloren. Was wurde bereits geklärt? Was fehlt noch? Was hat der Mandant beim letzten Gespräch gesagt? Ohne strukturierte Übergabe lebt dieses Wissen in E-Mails und im Kopf – nicht im System.
Reporting und Kanzlei-Controlling. Wie viele Stunden wurden für welchen Mandanten aufgewendet? Welche Mandate sind profitabel, welche nicht? Für viele Kanzleien ist das eine Frage, die sich nur mit erheblichem manuellem Aufwand beantworten lässt.
Das Interessante an diesen Problemen: Keines davon ist zwingend ein DATEV-Problem. Sie entstehen um das Kernsystem herum – in den Prozessen, die keine Software automatisch löst.
Wann eine Standardlösung reicht – und wann nicht
Für viele dieser Probleme gibt es Standardlösungen. Projektmanagement-Tools, CRM-Systeme, Portallösungen, Dokumentenmanagementsysteme – der Markt ist breit.
Standardlösungen funktionieren gut, wenn das Problem, das sie lösen sollen, auch ein Standardproblem ist. Wenn Ihre Kanzlei ähnlich arbeitet wie viele andere Kanzleien, ähnliche Mandantenstrukturen hat, ähnliche Prozesse – dann ist eine Standardlösung oft der schnellste und günstigste Weg.
Aber viele Kanzleien haben im Laufe der Jahre Prozesse entwickelt, die sehr spezifisch sind. Eine bestimmte Art, Mandate zu strukturieren. Eine eigene Logik für Fristen und Verantwortlichkeiten. Spezifische Anforderungen an die DATEV-Integration. Workflows, die so kein Tool von der Stange kennt.
Hier beginnt der Punkt, an dem Standardsoftware aufhört, das Problem zu lösen – und anfängt, ein neues zu schaffen: das System wird umständlich konfiguriert, Mitarbeiter*innen entwickeln Workarounds, und am Ende ist die neue Software eine weitere Schicht über dem alten Problem.
Was sich in den letzten Jahren grundlegend verändert hat
An dieser Stelle kommt ein Faktor ins Spiel, der die Entscheidungslogik für viele Kanzleien verschoben hat.
Individuelle Softwareentwicklung – also Software, die exakt für die Abläufe einer bestimmten Kanzlei gebaut wird – war lange eine teure Ausnahme. Der Aufwand war hoch, die Entwicklungszeiten lang, und die Wartung über Jahre eine Abhängigkeit, die viele scheuten.
Das hat sich geändert. Nicht dramatisch auf einen Schlag, sondern graduell – angetrieben durch modernere Entwicklungsansätze und, in den letzten zwei Jahren sehr spürbar, durch den Einsatz von KI in der Softwareentwicklung. Aufgaben, die früher Wochen dauerten, werden heute in Tagen erledigt. Schnittstellen, die früher teuer und riskant waren, lassen sich heute sauber und wartbar bauen.
Das bedeutet: Der Punkt, ab dem individuelle Entwicklung wirtschaftlich sinnvoll wird, liegt heute deutlich niedriger als früher. Eine kanzleispezifische Lösung für das Mandanten-Onboarding, eine interne Aufgabenverwaltung mit DATEV-Anbindung, ein automatisierter Beleganforderungs-Workflow – das sind heute keine Projekte, die ein Jahr dauern und ein sechsstelliges Budget benötigen.
Wie eine gute Entscheidung aussieht
Die Frage ist selten „welche Software kaufen wir?" Die Frage ist: „Welches Problem lösen wir – und was ist der einfachste, zuverlässigste Weg dorthin?"
Ein paar Leitfragen, die dabei helfen:
Wo verliert mein Team jeden Tag am meisten Zeit – und ist das ein Problem, das eine Standardlösung kennt?
Wie stark hängt das Problem an unseren spezifischen Abläufen – oder ist es ein generisches Problem, das andere Kanzleien genauso haben?
Was kostet das Problem wirklich – in Stunden, in Fehlern, in Mandantenzufriedenheit – wenn wir es weitere zwei Jahre so lassen wie es ist?
Und schließlich: Wie hoch ist der tatsächliche Aufwand für eine individuelle Lösung – verglichen mit dem Aufwand, eine Standardlösung so zu konfigurieren, dass sie irgendwie passt?
Zum Schluss
Es gibt keine perfekte Software für jede Kanzlei. Aber es gibt für jede Kanzlei eine Lösung, die deutlich besser passt als das, was gerade im Einsatz ist.
Manchmal ist das eine neue Standardlösung, richtig eingeführt. Manchmal ist es eine saubere Schnittstelle zwischen DATEV und einem anderen System. Manchmal ist es ein schlankes, maßgeschneidertes Tool, das genau den einen Prozess löst, der jeden Tag Nerven kostet.
Der erste Schritt ist immer derselbe: Das Problem klar benennen. Nicht die Software wählen.
Unverbindlich anfragen
Wenn Sie das Problem bereits kennen – und sich fragen, was die sinnvollste Lösung dafür wäre – ist ein offenes Gespräch oft der kürzeste Weg zur Antwort.
Bei DUMA Software arbeiten wir mit Kanzleien und Betrieben, die mit Standardlösungen an ihre Grenzen gestoßen sind. Wir entwickeln individuelle Software, Automatisierungen und Systemintegrationen – und helfen Ihnen, herauszufinden, ob das in Ihrem Fall wirklich notwendig ist oder ob es einen einfacheren Weg gibt.
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