Irgendwo in Ihrer Maklerei gibt es einen Ordner – physisch oder digital – der eigentlich nicht mehr existieren sollte.
Vielleicht ist es die Wiedervorlage-Liste, die täglich manuell durchgegangen wird, weil das Verwaltungssystem zwar Termine kennt, aber keine sinnvolle Priorisierung liefert. Vielleicht ist es die Kundenakte, die halb in der Maklersoftware lebt und halb in Outlook – weil die E-Mail-History dort einfach übersichtlicher ist. Oder das Angebotsvergleichs-Sheet, das ein Kollege vor Jahren gebaut hat und das seitdem in leicht abgewandelter Form von allen benutzt wird, obwohl es eigentlich niemand mehr pflegt.
Das ist kein Versagen. Das ist Pragmatismus. Gute Makler lösen Probleme – für ihre Kunden und, wenn nötig, auch für sich selbst.
Aber irgendwann beginnt dieser Pragmatismus zu bremsen. Wenn das Tagesgeschäft mehr Zeit mit Datenpflege als mit Beratung verbringt. Wenn ein Kunde anruft und drei Minuten vergehen, bis die richtige Akte offen ist. Wenn ein neuer Mitarbeiter kommt und niemand ihm wirklich erklären kann, wie „das System" funktioniert – weil es eigentlich gar kein System gibt, sondern eine Sammlung von Gewohnheiten.
Dann stellt sich die Frage: Was ist die richtige Software für unsere Maklerei?
Dieser Artikel versucht, diese Frage ehrlich zu beantworten.
Was Versicherungsmakler wirklich brauchen – und was der Markt bietet
Die Softwarelandschaft für Versicherungsmakler ist auf den ersten Blick gut bestückt. Es gibt etablierte Lösungen, spezialisierte Anbieter, Branchenstandards. Und trotzdem hört man in Gesprächen mit Maklern immer wieder dasselbe: „Das System kann fast alles – nur nicht genau das, was wir brauchen."
Um zu verstehen, warum das so ist, lohnt ein Blick auf die verschiedenen Kategorien.
Maklerverwaltungsprogramme (MVP) – Der Kern der Infrastruktur
Software wie OMDS, AMS, Softfair, cobra oder Assfinet sind auf die Kernprozesse einer Maklerei zugeschnitten: Kundenverwaltung, Vertragsübersicht, Dokumentenablage, Courtageverwaltung. Für viele Betriebe sind sie der erste und wichtigste digitale Schritt.
Wenn die Prozesse in der Maklerei weitgehend standardisiert sind – Privatkunden, Standardsparten, überschaubare Bestandsgröße – funktionieren diese Systeme gut. Sie sind auf die Branche zugeschnitten, sie kennen die Datenstrukturen, und sie sind in der Grundkonfiguration relativ schnell einsatzbereit.
Das Problem zeigt sich, wenn die Maklerei über diesen Standardfall hinauswächst. Wenn Gewerbekunden dazukommen, mit komplexen Risikoprofilen und mehreren Verträgen, die miteinander zusammenhängen. Wenn Workflows entstehen, die das System nicht kennt. Wenn die Courtageabrechnung Ausnahmen hat, für die es keine Einstellung gibt.
Dann beginnt das Anpassen. Und Anpassen heißt in diesen Systemen: entweder teures Customizing beim Anbieter – oder der nächste handgemachte Workaround.
BiPRO-Schnittstellen und Vergleichssoftware – Wichtig, aber kein Allheilmittel
BiPRO (Brancheninstitut für Prozessoptimierung) ist der Industriestandard für den Datenaustausch zwischen Versicherern und Maklern. Wer mit vielen Gesellschaften arbeitet, kommt kaum darum herum, sich damit zu beschäftigen.
In der Theorie bedeutet BiPRO: automatischer Datenaustausch, weniger manuelle Erfassung, aktuellere Bestände. In der Praxis bedeutet es: jeder Versicherer implementiert den Standard ein bisschen anders, nicht alle Gesellschaften sind angebunden, und die Qualität der übertragenen Daten schwankt erheblich.
Vergleichssoftware wie NAFI, Morgen & Morgen oder Clark löst ein anderes Problem: die schnelle Gegenüberstellung von Tarifen. Auch hier gilt – als Einzelwerkzeug funktioniert das gut. Die Frage ist, wie diese Daten in das restliche System fließen. Wer nach jedem Vergleich manuell überträgt, spart an einer Stelle Zeit und verliert sie an einer anderen.
CRM-Systeme – Wenn der Kundenfokus fehlt
Manche Maklereien greifen zu allgemeinen CRM-Lösungen wie Salesforce, HubSpot oder Pipedrive – entweder weil das Maklerverwaltungsprogramm in der Kundenkommunikation zu schwach ist, oder weil die Maklerei stark im Neugeschäft aktiv ist und einen sauberen Vertriebsprozess braucht.
Das kann funktionieren. Aber es entsteht sofort die nächste Integrationsherausforderung: Das CRM kennt die Verträge nicht. Das MVP kennt die Kommunikationshistorie nicht. Und irgendwo dazwischen sitzt ein Mitarbeiter, der beides manuell synchron hält.
Dokumentenmanagement, E-Mail-Archivierung, Compliance – Die unterschätzten Baustellen
Gerade für Makler, die unter IDD, DSGVO und den damit verbundenen Dokumentationspflichten stehen, ist die Frage nach sauberer Dokumentenablage und revisionssicherer Kommunikationsarchivierung keine Nebensache.
Viele Maklereien lösen das mit einer Kombination aus dem MVP, einem DMS-System und Outlook – und verbringen dabei mehr Zeit mit der Ablage als mit dem Inhalt. Weil die Systeme nicht miteinander sprechen. Weil Dokumente mehrfach abgelegt werden müssen. Weil die Suche nach einem bestimmten Schreiben aus dem Jahr 2021 länger dauert als das Schreiben damals zu erstellen.
Das Muster, das sich wiederholt
Wer Makler nach ihren größten Software-Frustrationen fragt, hört erstaunlich selten: „Das System funktioniert nicht." Meistens lautet die Antwort: „Das System kann das eigentlich – aber nicht so, wie wir arbeiten."
Das ist der entscheidende Satz. Nicht die Abwesenheit von Funktionen ist das Problem. Es ist die Reibung zwischen dem, wie ein Standardsystem Prozesse denkt, und dem, wie eine konkrete Maklerei tatsächlich arbeitet.
Jede Maklerei hat ihre eigene Geschichte. Ihre eigenen Spezialsparten. Ihre eigenen Kundengruppen. Ihre eigene Arbeitsweise bei Schäden, bei Renewals, bei der Neukundengewinnung. Kein Standardsystem kann das vollständig abbilden – und das ist auch keine Kritik an den Anbietern. Es ist schlicht eine strukturelle Grenze von Software, die für viele gebaut wird.
Wann individuelle Lösungen sinnvoll werden
Es gibt einen Punkt, an dem die Summe der Workarounds größer ist als der Aufwand, das Problem an der Wurzel zu lösen. Dieser Punkt ist schwer zu erkennen, weil Workarounds schleichend entstehen. Niemand entscheidet sich bewusst für Ineffizienz. Es passiert einfach – Schritt für Schritt, über Monate und Jahre.
Ein paar Anzeichen, dass dieser Punkt erreicht sein könnte:
Neue Mitarbeiter brauchen unverhältnismäßig lange, um produktiv zu werden – nicht wegen fehlendem Fachwissen, sondern weil „das System" so komplex erklärt werden muss.
Es gibt Prozesse, die nur eine bestimmte Person wirklich beherrscht – weil sie die einzige ist, die weiß, wie man die Lücken im System überbrückt.
Reporting und Auswertungen entstehen immer noch manuell, obwohl die Daten eigentlich im System vorhanden wären.
Die Systemlandschaft ist über die Jahre gewachsen – und niemand hat wirklich einen Überblick, wo welche Daten liegen.
Was lange als teuer und riskant galt – nämlich Software individuell entwickeln zu lassen – hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Moderne Entwicklungsmethoden und der konsequente Einsatz von KI in der Softwareentwicklung haben Aufwand und Kosten erheblich gesenkt. Was früher ein Großprojekt war, kann heute als schlanke, gezielte Lösung entstehen: eine Automatisierung, die einen bestimmten manuellen Schritt übernimmt. Eine Schnittstelle, die zwei Systeme sauber verbindet. Ein spezifisches Tool, das genau den einen Prozess abbildet, für den das Standardsystem nie gebaut wurde.
Der entscheidende Unterschied zu früher: Individuelle Software muss heute kein Alles-oder-nichts-Projekt mehr sein. Man kann klein anfangen, ein konkretes Problem lösen – und von dort aus weiterdenken.
Wie eine gute Entscheidung aussieht
Wie bei jedem Softwarethema gilt: Die richtige Frage ist nicht „Welches System ist das beste?", sondern „Was ist unser eigentliches Problem?"
Wer mit seinem MVP grundsätzlich zufrieden ist, aber unter Medienbrüchen leidet, braucht meistens keine neue Software – sondern eine bessere Integration der bestehenden.
Wer in Spezialsparten oder mit komplexen Gewerbekunden arbeitet, stößt mit Standardlösungen schneller an Grenzen als Makler im Privatkundengeschäft.
Wer stark wächst, merkt oft erst beim Skalieren, wo die eigentlichen Schwachstellen im System liegen – dann, wenn es am unpassendsten ist.
Wer Compliance und Dokumentation als tägliche Last erlebt, hat oft ein Integrations- und kein Systemfehlen.
In vielen dieser Fälle ist die Antwort kein neues Maklerverwaltungsprogramm. Es ist eine gezielte Lösung für ein konkretes Problem – gebaut genau für die Prozesse, die die jeweilige Maklerei hat.
Der nächste Schritt
Wenn Sie beim Lesen an einer Stelle gedacht haben „genau das ist unser Problem" – dann lohnt sich ein Gespräch darüber, was eine Lösung konkret bedeuten würde.
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